SPO Rumah Sakit : Pedoman Lengkap Penyusunan dan Pembuatan SPO Rumah Sakit

Menyambung tulisan sebelumnya yang berjudul Pengalaman Membangun Rumah Sakit dari Nol, kali ini saya akan sharing mengenai salah satu tugas saya sewaktu kemarin menjadi Tim Penyusun. Tugas tersebut adalah Penyusunan dan Pembuatan SPO atau Standar Prosedur Operasional.

Tentunya SPO tersebut merupakan SPO rumah sakit yang kalau orang yang duduk di manajemen, pasti tahu lah seberapa banyak itu SPO. Untuk yang minimal saja, agar lolos akreditasi ada sekitar 180-an SPO. Belum lagi SPO-SPO yang lainnya.

Wis pokoknya seabregan!

Nah, bicara mengenai SOP / SPO atau Standar Prosedur Operasional, ada banyak istilah yang kerap kali digunakan di Indonesia, diantaranya ;

  1. SOP (Standard Operating Procedure)
  2. Standar Prosedur Operasional (SPO)
  3. Prosedur Tetap (Protap)
  4. Prosedur Kerja
  5. Prosedur Tindakan
  6. Prosedur Penatalaksanaan
  7. Petunjuk Teknis

Namun terlepas dari banyaknya istilah yang digunakan, di Indonesia sendiri terdapat istilah baku yang disebut SPO (Standar Prosedur Operasional), ini adalah istilah yang digunakan dalam Undang-undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

Bagaimana dengan istilah SOP (Standard Operating Procedure) ?

SOP adalah istilah yang lazim digunakan namun bukan merupakan istilah baku di Indonesia. Sehingga dalam tulisan ini, saya akan menggunakan istilah SPO saja.

Dikarenakan pembahasan mengenai SPO Rumah Sakit ini akan lumayan panjang, sehingga untuk memudahkan, berikut daftar isi pembahasan dari artikel ini :


Apa itu SPO?


SPO merupakan perangkat instruksi atau langkah-langkah prosedur yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.

Jika dikaitkan dengan rumah sakit, maka instruksi tersebut berarti segala hal terkait operasional rumah sakit, dari mulai struktural sampai fungsional, dari mulai pelayanan dokter, perawat, farmasi sampai kepada security dan cleaning service.

Semua ada SPO-nya. 

Ada instruksi atau langkah-langkah prosedur yang harus dibakukan demi terciptanya service excellence dan penjaminan mutu serta kualitas pelayanan.


Hal ini sesuai dengan tujuan dari penyusunan SPO itu sendiri yaitu ...

... agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien,efektif, konsisten, seragam dan aman dalamrangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.

Sehingga ...


Manfaat dari adanya SPO Rumah Sakit adalah ...

  1. Untuk memenuhi persyaratan standar pelayanan Rumah Sakit atau Akreditasi Rumah Sakit;
  2. Sebagai dokumentasi langkah-langkah kegiatan atau prosedur;
  3. Untuk memastikan staf rumah sakit bekerja sesuai prosedur dan memahami bagaimana pekerjaan tersebut seharusnya dilaksanakan.

Karena hal tersebut, sehingga perlu adanya standarisasi atau format baku yang mengatur bagaimana SPO tersebut seharusnya dibuat dan disusun ...

... Sehingga, terbitlah surat edaran yang mengatur bagaimana sebuah SPO seharusnya dibuat dan disusun seperti berikut ini ;


Format SPO Rumah Sakit Sesuai Standar Akreditasi

Karena SPO Rumah Sakit sangat berkaitan dengan urusan Hak Asasi Manusia Tertinggi (nyawa manusia), terutama yang berada di pelayanan langsung ...

... maka sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik nomor YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001 perihal bentuk SPO, terbentuklah format SPO baku yang mulai diberlakukan sejak 1 Januari 2002 sampai sekarang.

Format tersebut merupakan format minimal, sehingga dapat diberi tambahan materi misalnya nama penyusun SPO, unit pemeriksa SPO dsb. Namun, tidak boleh mengurangi item-item pokok yang ada di SPO. 

Berikut adalah format SPO sesuai surat edaran tersebut ;

Format SPO Rumah Sakit Sesuai Standar Akreditasi

Penjelasan :
Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel / kotak adalah : Nama Rumah Sakit dan Logo, Judul SPO. No Dokumen, No Revisi, Tanggal Terbit dan Tanda Tangan Direktur Rumah Sakit. Sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.

Pertanyaannya ...

Bagaimana cara mengisi format tersebut? Berikut penjelasannya ...


Petunjuk Pengisian SPO Rumah Sakit

A. Kotak Heading

Masing-masing kotak (Rumah Sakit dan Logo, Judul SPO, No. Dokumen, No. Revisi, Halaman, Prosedur Tetap, Tanggal Terbit, Ditetapkan Direktur) diisi sebagai berikut :
  1. Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat : kotak Nama Rumah Sakit, Judul SPO, No. DOkumen, No. Revisi dan Halaman.
  2. Kotak RS diberi nama sesuai dengan nama Rumah Sakit dan Logo Rumah Sakit (bila Rumah Sakit sudah mempunyai logo).
  3. Judul SPO diberi judul/nama sesuai SPO yang sedang dibuat.
  4. No. Dokumen diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Rumah Sakit yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman dan memudahkan inventarisasi.
  5. No. Revisi diisi dengan status revisi. Dianjurkan menggunakan huruf. Semisal, dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Atau bisa menggunakan anga. Semisal dokumen baru diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi diberi nomor 1 dan seterusnya sesuai dengan jumlah revisi.
  6. Halaman diisi dengan nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. Semisal, sebuah SPO mempunyai 5 halaman. Maka untuk halaman pertama ditulis 1/5. Halaman kedua 2/5. Halaman ketiga 3/5 dan seterusnya sampai halaman terakhir 5/5.
  7. SPO diberi penamaan sesuai dengan ketentuan (istilah) yang digunakan di Rumah Sakit. Semisal : SPO, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.
  8. Tanggal Terbit diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya atau tanggaldiberlakukannya SPO tersebut.
  9. Ditetapkan Direktur diberi tanda tangan Direktur dengan nama jelasnya.

B. Isi SPO (Body SPO)

  1. Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit difahami atau menyebabkan salah pengertian. Tulis sejelas mungkin tanpa menimbulkan multi tafsir bagi siapapun yang akan menggunakan SPO tersebut.
  2. Tujuan : berisi tujuan dari pelaksanaan SPO tersebut secara spesifik. Kata Kunci yang biasanya digunakan : "Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ... "
  3. Kebijakan : berisi kebijakan Direktur/Pimpinan Rumah Sakit yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
  4. Prosedur : bagian ini merupakan inti dari SPO yang menguraikan langkah demi langkah kegiatan atau prosedur untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
  5. Unit Terkait : berisi unit-unit yang terkait yang akan berkaitan dan menggunakan SPO tersebut dan atau prosesur terkait dalam proses kerja tersebut.

Tata Cara Pengelolaan SPO

Karena akan ada banyak sekali SPO yang harus dibuat, disusun dan dikelola, maka seyogyanya harus ada tim yang khusus mengelola SPO-SPO tersebut. Penyusunan Tim dapat dilakukan dengan cara :
  1. Rumah Sakit menetapkan siapa yang mengelola SPO
  2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Rumah Sakit
  3. Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, pendistribusian, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO.


Tata Cara Penyusunan SPO

A. Hal-hal yang perlu diingat :

  1. Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO
  2. Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO
  3. Bagaimana SPO dapat dikenali
  4. Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait
  5. Bagaimana pengendalian SPO-nya (nomor, revisi dan distribusi)

B. Syarat Penyusunan SPO

  1. Identifikasi kebutuhan : identifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah ada SPO-nya atau belum. Jika sudah maka identifikasi, apakah SPO tersebut masih efektif dan relevan atau tidak.
  2. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan terkait SPO tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Direktur/Pimpinan Rumah Sakit hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting mengingat komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja terkait dimana SPO tersebut nantinya akan digunakan.
  3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim/Panitia yang ditunjuk diminta tanggapannya.
  4. Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa.
  5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk dan multi tafsir. Sehingga antara subjek, predikat dan objek harus jelas.
  6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal oleh pelaksana SPO tersebut.
  7. SPO harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien, maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi, harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan dengan mengikuti perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.


Proses Penyusunan SPO

SPO disusun dengan menggunakan format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik No. YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal Bentuk SPO.

Penyusunan SPO dapat dikelola oleh suatu Tim/Panitia dengan mekanisme sebagai berikut :
  1. Pelaksana atau uni kerja menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
  2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke Tim/Panitia SPO.
  3. Fungsi Tim/Panitia SPO :
    • Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki terhadap SPO yang telah disusun oleh pelaksana/unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan.
    • Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing-masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO / tumpang tindih SPO antar unit.
    • Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan di tanda tangani oleh Direktur Rumah Sakit.
  4. Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, identifikasi kebutuhan bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan pada unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari hasil identifikasi kebutuhan SPO, maka di suatu unit kerja dapat diketahui berapa banyak dan berapa macam SPO yang harus dibuat/disusun. 
  5. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen-elemen penilaian pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah keseluruhan SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.
  6. Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan, maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subjek, penulisan SPO dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah dengan membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses.

Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di rumah sakit...

Flow Chart SPO

Setelah dibuatkan diagram kotak, maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya.

Ingat :
  1. Semua SPO harus ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan Rumah Sakit.
  2. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, sebagian memerlukan uji coba dan mungkin beberapa revisi tergantung dari efektifitas dan efisiensi yang dihasilkan.
  3. Agar SPO dapat dikenali dan diketahui oleh pelaksana, maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut. Dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan semisalin-house training dan sebagainya.


Faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO

  1. Ada komitmen dari pimpinan Rumah Sakit yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya.
  2. Ada fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologis.
  3. Ada target waktu yaitu target dan jadwal yang disusun dan disepakati bersama.
  4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.


Tata Cara Penyimpanan SPO

  1. Yang dimaksud dengan penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan.
  2. SPO asli agar disimpan di sekretariat Tim akreditasi RS atau Bagian sekretariat Rumah Sakit, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembai bila diperlukan.
  3. SPO foto copy ada di simpan di masing-masing unit kerja dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena di revisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi/Bagian sekretariat Rumah Sakit sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Akreditasi/Bagian sekretariat Rumah Sakit dapat memusnahkan foto copy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO nya yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di Rumah Sakit.
  4. SPO di unit kerja harus harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.
  5. Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka penyimpanan SPO sebagai berikut :
    • Setiap SPO harus di print-out dan disimpan sebagai SPO asli.
    • SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, SPO bisa dilihat di intranet di rumah sakit. Namun untuk SPO penanganan gawat darurat tetap harus dibuatkan hard copy-nya


Tata Cara Pendistribusian SPO

  1. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit kerja dan atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Akreditasi Rumah Sakit atau Bagian sekretariat Rumah Sakit sesuai kebijakan Rumah Sakit dalam pengendaian dokumen.
  2. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir tanda terima
  3. Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja. Hal tersebut tergantung jenis SPO tersebut, bila SPO tersebut merupakan acuan untuk melakukan kegiatan di semua unit kerja maka SPO ddistribusikan ke semua unit kerja. Namun bila SPO tersebut hanya untuk unit kerja tertentu maka distribusi SPO hanya untuk unit kerja tertentu tersebut dan unit terkait yang tertulis di SPO tersebut.
  4. Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui intranet dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO


Tata Cara Evaluasi SPO

  1. Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali.
  2. Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh kepala unit kerja.
  3. Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi bisa isi SPO sebagaian atau seluruhnya.
  4. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
    • Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
    • Adanya perkembagan IPTEK
    • Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
    • Adanya perubahan fasilitas
  5. Pergantian direktur/pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi.

P.S : Untuk format SPO sesuai standar dalam bentuk word (.docx) atau pdf, silahkan cantumkan Email atau nomor WhatsApp di kolom komentar dibawah, maksimal dalam 1 x 24 jam setelah berkomentar, Saya akan kirim langsung formatnya dalam bentuk word (.docx) dan atau pdf.

Thanks for reading and stay Awesome!
See yaaa ...

4 Komentar untuk "SPO Rumah Sakit : Pedoman Lengkap Penyusunan dan Pembuatan SPO Rumah Sakit"

  1. apalah aku yg nggak ngerti masalah begini, mas. ekek

    BalasHapus
    Balasan
    1. Wis rapopo mbak el kalo ga ngerti, sing penting ngeblog aja wkwkwk

      Hapus
  2. mas, minta formatnya dong,,email aku ardiansyahbinyahya85@gmail.com

    BalasHapus
    Balasan
    1. Monggo, afwan baru di balas. Silahkan cek emailnya mas ^-^

      Hapus